Factuurverwerking is een van de meest tijdrovende administratieve taken bij MKB-bedrijven. Een medewerker besteedt gemiddeld 15 tot 20 minuten per factuur aan controle, codering en goedkeuring. Bij 50 facturen per maand is dat meer dan 16 uur puur administratief werk.
Met Make, Klippa en Claude bouw je een workflow die facturen automatisch uitleest, controleert op afwijkingen van bestelbons en contracten, en alleen de uitzonderingen ter goedkeuring voorlegt aan een medewerker. De verwerkingstijd per factuur daalt van 15 minuten naar 2 minuten.
Wat je nodig hebt
Stap 1: Referentiedatabase opzetten in Google Sheets
Maak een Google Sheet aan met twee tabbladen: 'Leveranciers' en 'Bestelbons'. Het Leveranciers-tabblad bevat: leveranciersnaam, BTW-nummer, verwacht betaaldomein (bijv. @leverancier.nl), standaard betalingstermijn (dagen), maximaal goedkeuringsbedrag zonder review.
Het Bestelbons-tabblad bevat openstaande bestellingen: bestelnummer, leverancier, besteldatum, verwacht bedrag, verwachte leverdatum, status (open/geleverd/gefactureerd).
Stap 2: Make scenario aanmaken
Open Make en klik op 'Create a new scenario'. Begin met een Gmail Watch Emails module. Configureer op het facturen-e-mailadres, filter op e-mails met bijlage (PDF of afbeelding), polling elke 15 minuten.
Stap 3: PDF bijlage extraheren
Voeg een Gmail Get Attachment module toe om de PDF op te halen. Vervolgens een HTTP module voor de Klippa API om de PDF uit te lezen:
Klippa retourneert gestructureerde data: leveranciersnaam, BTW-nummer, factuurnummer, factuurdatum, subtotaal, BTW-bedrag, totaalbedrag, betalingstermijn, IBAN, individuele regelitems.
Stap 4: Leverancier opzoeken in referentiedatabase
Voeg een Google Sheets Search Rows module toe om de leverancier op te zoeken op BTW-nummer. Dit geeft de verwachte betalingstermijn en het maximale goedkeuringsbedrag terug.
Stap 5: Claude controleert de factuur
Stuur alle data naar Claude voor een inhoudelijke controle:
Stap 6: Router op uitkomst
Voeg een Router module toe in Make met drie paden op basis van de Claude output:
Stap 7: Goedkeurings-e-mail opstellen
Voor Pad B stuur je een gestructureerd goedkeuringsverzoek naar de manager:
Stap 8: Factuurlogboek bijhouden
Voeg voor alle drie paden een Google Sheets Append Row module toe om elke verwerkte factuur te loggen:
Stap 9: Factuuremail verplaatsen
Verplaats de verwerkte e-mail naar een 'Verwerkt' label in Gmail zodat de inbox schoon blijft. Gebruik een Gmail Move Email module als laatste stap in elk routerpad.
Stap 10: Testen met echte factuur
Stuur een testfactuur (echte factuur van een bekende leverancier) naar het facturen-e-mailadres. Klik op Run once in Make en volg de verwerking module voor module. Controleer de Klippa-extractie op volledigheid, de Google Sheets match op correctheid en het Claude oordeel op redenering.
Troubleshooting
Probleem: Klippa herkent leveranciersnaam verkeerd
Voeg alternatieve leveranciersnamen toe aan de Google Sheets (bijv. 'Schoonmaakbedrijf Daan' en 'Daan Schoonmaak BV'). Gebruik de Google Sheets Search module met fuzzy matching door ook op BTW-nummer te zoeken als de naam niet matcht.
Probleem: Claude JSON niet parseerbaar
Voeg een Parse JSON module toe in Make na de HTTP module voor Claude. Als het parsing mislukt, stuur de factuur naar de handmatige reviewwachtrij in plaats van de workflow te laten crashen.
Probleem: Factuur in afbeeldingsformaat (geen PDF)
Klippa ondersteunt ook JPG en PNG. Voeg in de Gmail Watch Emails module ook image/jpeg en image/png toe aan de bestandstypefilter. Klippa's OCR werkt op beide formaten.
Uitbreidingen
De meeste factuurfouten zijn klein maar kosten collectief honderden euros per jaar: verkeerde BTW-percentages, afwijkende bedragen van de offerte, dubbele facturen. Dit systeem pakt ze automatisch op. De investering verdient zich terug bij de eerste factuur met een fout die je anders pas bij de jaarafsluiting had ontdekt.