Wat je bouwt en waarom
Een salesprofessional verliest gemiddeld 20% van zijn potentiele deals doordat follow-up te laat of helemaal niet plaatsvindt. Deze handleiding laat je zien hoe je met n8n, Gmail en Claude een volledig geautomatiseerde follow-up workflow bouwt die nooit vergeet, altijd op het juiste moment stuurt, en elke mail persoonlijk maakt op basis van de HubSpot-data.
Wat de workflow doet: bij elke nieuwe deal in HubSpot wordt automatisch een persoonlijke follow-up e-mail opgesteld door Claude, als Gmail draft klaargezet, verstuurd als de deal niet reageert, en na 3 pogingen geescaleerd naar de salesmanager. Jij krijgt dagelijks een overzicht.
Stap 1: HubSpot deal trigger instellen
Open n8n en maak een nieuw workflow aan. Voeg een HubSpot Trigger node toe en kies als event 'Deal Created or Updated'. Stel de filter in zodat alleen deals met stage 'Proposal Sent' de workflow triggeren. Zo voorkom je dat elke deal-update de workflow start.
Vereiste HubSpot-permissies: CRM read, Deals read/write. Maak een Private App aan in HubSpot Settings > Integrations > Private Apps en geef de benodigde scopes. Kopieer de access token naar n8n.
Stap 2: Deal-data ophalen uit HubSpot
Voeg een HubSpot node toe ('Get a Deal') om alle relevante velden op te halen. Naast de basisvelden wil je ook de bijbehorende contactpersoon en bedrijfsnaam. Gebruik de associations-endpoint om contact en company ID op te halen, en doe vervolgens twee aparte Get-calls.
Sla alle data op als JSON-object in een Set node zodat volgende stappen makkelijk kunnen refereren: contactNaam, bedrijfNaam, dealWaarde, sluitdatum, laatste notitie, e-mailadres contactpersoon.
Stap 3: Follow-up timing berekenen
Niet elke deal verdient dezelfde follow-up timing. Een deal van 50.000 euro krijgt sneller een follow-up dan een deal van 500 euro. Gebruik een Code node in n8n om de timing dynamisch te berekenen op basis van dealwaarde en sluitdatum.
Logica: deals boven 10.000 euro krijgen follow-up na 2 dagen, deals tussen 1.000 en 10.000 euro na 4 dagen, deals onder 1.000 euro na 7 dagen. Als de sluitdatum binnen 10 dagen valt, halveer je de wachttijd altijd.
Stap 4: Claude persoonlijke mail laten schrijven
Dit is het hart van de workflow. Voeg een HTTP Request node toe die de Anthropic API aanroept. Geef Claude de volledige context: naam contactpersoon, bedrijfsnaam, dealwaarde, laatste notities, en de toon die past bij de relatie (eerste follow-up is vriendelijk en informatief, tweede is iets urgenter, derde focust op alternatieve oplossingen).
Gebruik een system prompt die duidelijk maakt dat Claude werkt voor een Nederlands MKB-bedrijf en dat e-mails in formeel-maar-warm Nederlands geschreven worden. Maximaal 150 woorden per mail, altijd een concrete call-to-action, nooit een em dash.
Stap 5: Gmail draft aanmaken
Nadat Claude de e-mailtekst heeft gegenereerd, maak je een Gmail draft aan via de Gmail node in n8n. Kies 'Create a Draft'. Vul het To-veld in met het e-mailadres van de contactpersoon, en gebruik de gegenereerde Claude-tekst als body.
Voeg ook een subject toe die dynamisch is: 'Vervolgstap voor [bedrijfsnaam] - [dealnaam]'. Dit maakt het makkelijk om in Gmail snel de juiste mail te vinden. De draft wordt aangemaakt maar nog niet verstuurd, zodat de salesperson de mail kan reviewen voor verzending.
Stap 6: Wachten en controleren op reactie
Na het aanmaken van de draft wacht de workflow de berekende tijd (stap 3). Gebruik een Wait node in n8n. Na de wachttijd controleer je via de Gmail API of er een reactie is ontvangen op het e-mailadres van de contactpersoon in de afgelopen X dagen.
Als er een reactie is, stopt de workflow voor deze deal. Is er geen reactie, dan verhoog je de pogingsteller en keer je terug naar stap 4 voor de volgende versie van de follow-up. Na 3 pogingen zonder reactie activeer je de escalatiestap.
Stap 7: HubSpot bijwerken na actie
Na elke follow-up (verstuurd of draft aangemaakt) update je de HubSpot deal met een notitie. Zo blijft de deal-history compleet en ziet elke collega wat er wanneer is verstuurd. Gebruik de HubSpot 'Create a Note' node en koppel die aan de deal en het contact.
Update ook het activiteitsveld in HubSpot zodat de deal niet uit de pipeline valt. Stel 'Last Activity Date' in op de huidige datum via de 'Update a Deal' node.
Stap 8: Escalatie na 3 pogingen zonder reactie
Als er na 3 follow-up pogingen geen reactie is, stuur je een escalatiemelding naar de salesmanager. Gebruik een Slack- of e-mail node om een kort bericht te sturen met alle relevante deal-informatie. De manager kan dan zelf beslissen of er persoonlijk contact gezocht wordt.
De escalatiemelding bevat: naam contactpersoon, bedrijfsnaam, dealwaarde, datum eerste contact, datum laatste poging, link naar de HubSpot deal. Zo heeft de manager alles in een oogopslag.
Stap 9: Dagelijks rapport genereren
Voeg een apart Cron-triggered workflow toe die elke ochtend om 08:00 een overzicht maakt van alle actieve follow-up trajecten. Claude schrijft op basis van de HubSpot data een kort managementrapport met status, openstaande kansen, en aanbevolen prioriteiten voor die dag.
Dit rapport stuur je via Gmail of Slack naar het salesteam. Zo begint iedereen de dag met een helder overzicht zonder dat daar manueel werk voor nodig is.
Troubleshooting
HubSpot rate limits: de HubSpot API staat 100 calls per 10 seconden toe op een gratis account. Bij grote volumes voeg je een throttle node toe in n8n. Gebruik batch-verwerking voor bulk-updates.
Gmail OAuth verloopt: Google OAuth tokens verlopen regelmatig. Stel in n8n een credential-refresh in of gebruik een service account voor stabielere authenticatie. Test je credentials maandelijks.
Claude hallucineert contactgegevens: geef altijd expliciete instructies in je system prompt om alleen informatie te gebruiken die je aanlevert. Voeg toe: 'Verzin geen informatie. Als iets ontbreekt, laat het dan weg.'
Uitbreidingen
LinkedIn integratie: voeg een LinkedIn node toe om naast e-mail ook een connectieverzoek of InMail te sturen. Combineer e-mail en LinkedIn follow-up voor hogere response rates.
A/B testing: maak twee varianten van je Claude-prompt en wissel deze af per deal. Sla de response-rates op in een Google Sheet om te leren welke aanpak het beste werkt.
CRM scoring: laat Claude na elke interactie een dealscoring bijwerken in HubSpot op basis van engagement. Deals zonder reactie na 2 pogingen krijgen een lagere score en minder prioriteit.