Als een medewerker vertrekt, begint een race tegen de klok: accounts sluiten, toegang intrekken, kennis overdragen. Met Make, Notion en Slack automatiseer je het hele offboarding-proces zodat niets over het hoofd wordt gezien.
In deze handleiding bouw je een volledig geautomatiseerde offboarding-workflow die wordt geactiveerd zodra de status van een medewerker in je Notion HR-database wijzigt. Je hoeft nooit meer handmatig lijstjes af te werken.
Wat je nodig hebt
Voordat je begint, zorg dat je toegang hebt tot: een Notion-account met beheerdersrechten op de HR-database, een Slack-workspace met bot-rechten, een Make-account (gratis of betaald), en Google Workspace-beheerderaccount. De totale bouwtijd is circa 90 minuten.
Stap 1: Trigger op Notion HR-database statuswijziging
De eerste stap is het instellen van de Make-trigger. Open Make en maak een nieuw scenario aan. Kies als eerste module 'Notion - Watch Database Items'. Verbind je Notion-account en selecteer je HR-database. Stel de filter in op: Status verandert naar 'Vertrokken'. Make controleert standaard elke 15 minuten op wijzigingen.
Stap 2: Slack-notificatie naar team sturen
Zodra de trigger afgaat, wil je direct je team informeren. Voeg een 'Slack - Create a Message' module toe. Kies het juiste kanaal, bijvoorbeeld #hr-updates. Gebruik dynamische velden vanuit Notion om de naam van de medewerker en de vertrekdatum te vermelden in het bericht.
Schrijf een berichttemplate die helder is zonder alarmerend te zijn. Iets als: 'Offboarding gestart voor [naam]. Vertrekdatum: [datum]. Zie de checklist in Notion voor de vervolgstappen.' Voeg een directe link toe naar de Notion-pagina van de medewerker.
Stap 3: Google Workspace account deactiveren
Gebruik de 'Google Admin SDK - Suspend User' actie in Make om het Google-account van de medewerker direct te suspenderen. Dit blokkeert de toegang tot Gmail, Drive, Calendar en alle andere Google-diensten. Het account blijft bestaan zodat je data kunt overdragen.
Zoek de gebruiker op basis van het e-mailadres dat je uit Notion haalt. Na het suspenderen ontvang je een bevestiging. Voeg een foutafhandelaar toe voor het geval het account al verwijderd is of niet bestaat.
Stap 4: Toegang tot CRM en andere tools intrekken
Maak een HTTP-module aan voor elk extern systeem dat je gebruikt. De meeste SaaS-tools hebben een API-endpoint om gebruikers te deactiveren. Doorloop je toolstack: CRM (HubSpot, Pipedrive), projectmanagement (Asana, Monday), cloudopslag (Dropbox, Box), en alle andere tools waar de medewerker toegang toe had.
Bouw voor elk systeem een aparte Make-module of gebruik een router met parallelle routes. Gebruik de 'Error handler' module om door te gaan als een bepaalde tool niet reageert. Log alle acties naar een Google Sheet voor auditdoeleinden.
Stap 5: Kennisoverdracht-taak aanmaken in Notion
Maak een nieuwe Notion-pagina aan binnen de HR-database met als template de kennisoverdracht-checklist. Vul automatisch in: naam van de medewerker, naam van de manager, vertrekdatum, en een lijst van projecten waaraan de medewerker werkte. Gebruik de Notion API om de pagina te koppelen aan de juiste teamdatabase.
Stel een deadline in voor de kennisoverdracht: standaard 5 werkdagen voor de laatste werkdag. Wijs de taak toe aan de directe leidinggevende. Stuur een aparte Slack DM naar de leidinggevende met uitleg en de deadline.
Stap 6: Exitgesprek plannen in Google Agenda
Maak automatisch een Google Calendar-event aan voor het exitgesprek. Stel dit in op 3 werkdagen voor de laatste werkdag. Nodig de medewerker, de HR-manager en de directe leidinggevende uit. Voeg een Agenda-beschrijving toe met de standaardvragen voor een exitgesprek.
Gebruik de Google Calendar API-module in Make. Voeg een videobellink toe via Google Meet. Stuur ook een bevestigingsmail met de agenda van het gesprek. In het gesprek bespreek je: redenen voor vertrek, verbeterpunten voor het bedrijf, en praktische zaken zoals apparatuurretour.
Stap 7: Archivering in Notion
Na de laatste werkdag archiveer je de medewerker automatisch. Update de status in de HR-database naar 'Gearchiveerd'. Verplaats de Notion-pagina naar de archiefmap. Zorg dat alle projectpagina's worden bijgewerkt: vervang de naam van de medewerker door 'Gearchiveerd - [naam]' in toewijzingen.
Bewaar alle gegevens conform de AVG: persoonsgegevens van ex-medewerkers mogen maximaal 2 jaar na vertrek worden bewaard voor salarisadministratie. Stel een automatische herinnering in voor over 2 jaar om de data definitief te verwijderen.
Stap 8: Afsluitende checklist en verificatie
De laatste stap is een samenvattend Slack-bericht met de volledige offboarding-checklist. Maak een Slack-bericht met checkboxes voor alle voltooide stappen. Voeg een link toe naar het auditlog in Google Sheets. Stuur het bericht naar de HR-manager ter definitieve goedkeuring.
Test je scenario grondig met een testmedewerker voordat je het live zet. Ga elke stap handmatig na en controleer of alle API-calls slagen. Stel foutmeldingen in naar een apart Slack-kanaal zodat je direct weet als er iets misgaat.
Troubleshooting
Probleem: Make-trigger wordt niet geactiveerd. Oplossing: Controleer of de Notion-integratie leesrechten heeft op de database. Ga naar de database-instellingen in Notion en voeg de Make-integratie toe onder 'Verbindingen'.
Probleem: Google Workspace-account kan niet worden gesuspendeerd. Oplossing: Controleer of je Make-verbinding is ingesteld met een Google Workspace Superadmin-account. Normale gebruikersaccounts hebben geen rechten om andere accounts te suspenderen.
Probleem: Slack-bericht wordt niet verzonden. Oplossing: Controleer de Slack-bot-rechten. De bot heeft minimaal 'chat:write' rechten nodig. Als je berichten stuurt naar privekanaalen, voeg de bot dan eerst toe aan dat kanaal.
Probleem: Notion-pagina wordt niet aangemaakt. Oplossing: Controleer het database-ID. Kopieer het ID direct uit de Notion-URL: het is de reeks tekens na de werkruimte-naam en voor het vraagteken. Zorg ook dat de integratie schrijfrechten heeft.
Tip: Gebruik de 'Run once' functie in Make om je scenario stap voor stap te debuggen. Je ziet dan precies welke data elke module ontvangt en verstuurt. Dit maakt het veel gemakkelijker om fouten op te sporen.
