Waarom vacatureteksten automatiseren loont
Werving is tijdrovend. Een vacaturetekst schrijven die aantrekkelijk is, de juiste kandidaten trekt en jouw employer brand uitstraalt, kost al snel een middag. Daarna nog plaatsen op Indeed, LinkedIn, je eigen website en eventueel branchespecifieke jobboards. Bij gemiddeld 6-10 vacatures per jaar is dit al snel 20-30 uur puur administratie.
We bouwen voor fictief technologiebedrijf "TechFlow Solutions" een workflow die vacatureteksten automatisch genereert en verspreidt. De aanpak werkt voor elk MKB-bedrijf.
Wat je nodig hebt
• n8n (self-hosted of n8n.cloud)
• Claude API key (console.anthropic.com)
• Airtable account (gratis)
• LinkedIn Company Page (voor automatisch plaatsen via LinkedIn API)
• Google Forms of Typeform (als invoerformulier)
Stap 1: Employer branding document opstellen
Voordat Claude goede vacatureteksten kan schrijven, heeft het context nodig over jouw bedrijf. Maak een "employer branding brief" aan (maximaal 500 woorden):
• Wat doet TechFlow Solutions? (2-3 zinnen)
• Wat maakt werken bij ons bijzonder? (cultuur, voordelen)
• Tone of voice: formeel / informeel / enthousiast?
• Wat zijn onze kernwaarden?
• Welke kandidaten zoeken we typisch?
Sla dit op als tekst in n8n (via een "Set" node of een Airtable record).
Stap 2: Vacature-intake formulier bouwen
Maak een Google Form of Typeform met de volgende velden:
• Functietitel
• Afdeling
• Fulltime/parttime + uren
• Locatie (stad + hybride/remote beleid)
• Salarisrange (optioneel, maar trekt meer kandidaten)
• Must-have vereisten (3-5 punten)
• Nice-to-have vereisten (2-3 punten)
• Primaire taken en verantwoordelijkheden (5-7 punten)
• Startdatum
• Contactpersoon voor vragen
Koppel dit formulier via Webhook aan n8n.
Stap 3: n8n workflow opzetten
Maak een nieuwe n8n workflow met:
Node 1: Webhook (POST) — ontvang formulierinvoer
Node 2: Set node — voeg employer branding brief toe als variabele
Node 3: HTTP Request — Claude API aanroepen
Node 4: Airtable — vacature opslaan als concept
Node 5: Gmail — stuur ter review
Node 6: (na goedkeuring) Distributie naar platforms
Stap 4: Claude prompt voor vacatureteksten
In de HTTP Request node voor Claude:
URL: https://api.anthropic.com/v1/messages
Method: POST
Body:
{ "model": "claude-sonnet-4-5", "max_tokens": 2000, "messages": [{"role":"user","content":"Schrijf een aantrekkelijke vacaturetekst voor de volgende functie. Gebruik de employer branding brief voor tone of voice en bedrijfsidentiteit. De tekst moet: 1) Beginnen met een pakkende openingszin, 2) De functie en impact beschrijven (niet alleen taken), 3) Vereisten realistisch formuleren (geen overkill), 4) Concrete voordelen benoemen, 5) Een persoonlijke slotaanroep bevatten.\n\nEmployer branding brief:\n{{ $node.Set.json.employer_branding }}\n\nFunctie:\n- Titel: {{ $json.functietitel }}\n- Afdeling: {{ $json.afdeling }}\n- Uren: {{ $json.uren }}\n- Locatie: {{ $json.locatie }}\n- Salaris: {{ $json.salarisrange }}\n- Must-have: {{ $json.must_have }}\n- Nice-to-have: {{ $json.nice_to_have }}\n- Taken: {{ $json.taken }}\n- Start: {{ $json.startdatum }}"}] }
Stap 5: Vacature opslaan in Airtable
Maak een Airtable base "Recruitment" aan met tabel "Vacatures":
Velden: Functietitel, Status (concept/goedgekeurd/live/gesloten), Vacaturetekst (long text), Gegenereerd op, Gepubliceerd op, Platform(en), Aantal sollicitanten, Contactpersoon
In n8n: Airtable Create Record node mapped alle velden. Status = "concept".
Stap 6: Review en goedkeuringsflow
Stuur de gegenereerde vacature per e-mail naar de hiring manager:
Subject: [Review] Vacaturetekst: {{ functietitel }} — actie vereist
Body: de Claude-tekst + twee knoppen: "Goedkeuren" en "Aanpassen nodig"
Gebruik n8n's Wait for Webhook node om te wachten op goedkeuring. Na klik op "Goedkeuren" triggert een tweede webhook die de distributieworkflow start.
Stap 7: Automatisch plaatsen op platforms
Na goedkeuring start de distributie. Voor elk platform een aparte node:
LinkedIn Jobs API: POST naar https://api.linkedin.com/v2/jobPostings (vereist LinkedIn API access, aan te vragen via LinkedIn Developer portal). Minder technisch alternatief: e-mail naar een gedeeld LinkedIn-inbox voor handmatige plaatsing.
Indeed: Indeed biedt een XML-feed voor automatische vacatureplaatsing. Genereer een XML-bestand met n8n en upload naar Indeed's job feed URL.
Je eigen website: POST naar je CMS API (WordPress REST API, Webflow API, etc.) of schrijf direct naar een database.
Update Airtable: status naar "live", Gepubliceerd op = nu.
Stap 8: Sollicitanten bijhouden
Maak een tweede Airtable tabel "Sollicitanten":
Velden: Naam, E-mail, Vacature (link naar Vacatures tabel), Sollicitatiedatum, CV (URL), Status (nieuw/eerste gesprek/tweede gesprek/aangenomen/afgewezen), Notities
Koppel je sollicitatie-e-mail aan n8n via Gmail trigger: nieuwe e-mail met "sollicitatie" in subject > automatisch record aanmaken in Airtable.
Stap 9: Automatische ontvangstbevestiging
Trigger op nieuw sollicitant-record in Airtable. Stuur automatisch een gepersonaliseerde ontvangstbevestiging:
Claude prompt: "Schrijf een warme, persoonlijke ontvangstbevestiging voor een sollicitant bij TechFlow Solutions. Naam: {{ naam }}, Functie: {{ functie }}. Vermeld dat we binnen 5 werkdagen reageren. Employer branding brief als tone of voice referentie."
Dit verhoogt de kandidaatervaring significant en kost nul extra tijd.
Stap 10: Vacature sluiten en archiveren
Na invulling trigger je de afsluit-workflow:
1. Update vacature status naar "gesloten" in Airtable
2. Verwijder vacature van platforms (via API of notificatie naar beheerder)
3. Stuur afwijzingsmail aan alle niet-aangenomen kandidaten (via Claude, gepersonaliseerd)
4. Archiveer de vacaturetekst voor toekomstig hergebruik
Troubleshooting
Claude schrijft te generieke teksten: voeg meer specifieke bedrijfsinformatie toe aan de employer branding brief. Voeg ook concrete voorbeelden toe van projecten of klanten.
LinkedIn API toegang geweigerd: begin met handmatige plaatsing op LinkedIn en gebruik de API later. De workflow biedt waarde ook zonder volledige automatisering.
Airtable webhook niet getriggerd: controleer of de Airtable automation correct is ingesteld (Automations tab in Airtable, trigger op "Record created").
n8n workflow stopt na goedkeuring: controleer of de Wait node correct geconfigureerd is met de juiste webhook URL.
Resultaat
Na implementatie: van 3-4 uur per vacature naar 15-20 minuten (invoer + review). De kwaliteit is consistenter omdat employer branding altijd wordt meegenomen. Alle kandidaten ontvangen tijdig een reactie, wat je employer brand versterkt.
Het systeem is ook schaalbaar: bij 3 vacatures tegelijk werkt het net zo goed als bij 1. Ideaal voor groeifases.