Make is in 2026 uitgegroeid tot een van de populairste tools voor MKB-bedrijven die willen automatiseren zonder een developer in te huren. Wat Make uniek maakt ten opzichte van alternatieven: de visuele builder is intuïtief, de AI-integraties werken direct uit de doos, en de prijs is aanzienlijk lager dan vergelijkbare Enterprise-oplossingen. In deze handleiding bouw je een praktisch scenario: inkomende klantmails worden automatisch samengevat door GPT-4o, gecategoriseerd en opgeslagen in een Google Sheet. Daarna krijgt de juiste medewerker een notificatie. Je hebt er 45 minuten voor nodig.
Stap 1: Make-account aanmaken en eerste scenario starten
Ga naar make.com en maak een gratis account aan. Je krijgt 1.000 operaties per maand cadeau, wat voor deze handleiding ruim voldoende is. Na het inloggen klik je op 'Create a new scenario'. Je ziet een leeg canvas met een grote plusknop in het midden. Dit is waar je scenario begint. Een scenario in Make bestaat uit modules die aan elkaar geschakeld worden. Elke module doet iets: een trigger luistert op een bericht, een AI-module verwerkt tekst, een actie-module slaat iets op of verstuurt iets. Begin met klikken op het grote plusje.
Stap 2: Gmail-trigger instellen
Zoek in het modulevenster op 'Gmail' en kies 'Watch Emails'. Dit is je trigger: het scenario start zodra een nieuwe e-mail binnenkomt. Koppel je Google-account via OAuth2 (Make vraagt toestemming, klik op 'Allow'). Configureer de module als volgt: Folder: INBOX, Maximum number of results: 1, Filter: van zodra een mail de label 'klantvraag' heeft OF stel een filter in op afzenderdomein. Voor testdoeleinden kun je 'All emails' kiezen. Sla de module op met 'OK'. Je trigger staat nu klaar.
Stap 3: OpenAI-module toevoegen voor samenvatting en categorisatie
Klik op het kleine ronde plusje rechts van de Gmail-module. Zoek op 'OpenAI' en kies 'Create a Completion'. Verbind je OpenAI-account met je API-sleutel (te vinden op platform.openai.com onder API keys). Kies model: gpt-4o. In het 'Messages'-veld bouw je de prompt op. Gebruik de volgende structuur:
De dubbele accolades verwijzen naar output van de Gmail-module (module 1). Make vult deze automatisch in met de echte e-maildata. Zet 'Max tokens' op 300 en 'Temperature' op 0.3 voor consistente, voorspelbare output. Sla de module op.
Stap 4: JSON-parser toevoegen
De OpenAI-module geeft een tekstreeks terug, maar we willen de JSON-velden apart gebruiken. Voeg een 'Tools > Parse JSON'-module toe. In het veld 'JSON string' wijs je aan op de OpenAI-output: {{2.choices[].message.content}}. Definieer het schema als: samenvatting (string), categorie (string), urgentie (string). Sla op. Nu heb je drie losse variabelen beschikbaar voor de volgende stap.
Stap 5: Data opslaan in Google Sheets
Maak eerst een Google Sheet aan met de kolommen: Datum, Afzender, Onderwerp, Samenvatting, Categorie, Urgentie, Status. Voeg in Make een 'Google Sheets > Add a Row'-module toe. Koppel je Google-account en selecteer het juiste spreadsheet en tabblad. Map de velden als volgt: Datum op {{now}}, Afzender op {{1.from.value}}, Onderwerp op {{1.subject}}, Samenvatting op {{3.samenvatting}}, Categorie op {{3.categorie}}, Urgentie op {{3.urgentie}}, Status op 'nieuw'. Sla op.
Stap 6: Notificatie sturen op basis van urgentie
Voeg een 'Router'-module toe achter de Sheets-module. De router vertakt het scenario op basis van een conditie. Maak twee routes: Route 1 (urgentie = hoog): stuur een Gmail of Slack-bericht naar de verantwoordelijke medewerker met de samenvatting en origineel onderwerp. Route 2 (alle overige): doe niets, de Sheet-registratie is voldoende. Voor de Slack-module heb je een Slack-API-token nodig. Voor Gmail kies je 'Send an Email' en adresseer je op een intern e-mailadres. Vul het bericht als volgt in:
Stap 7: Scenario testen en live zetten
Klik op 'Run once' bovenin het Make-canvas. Stuur een testmail naar je gekoppelde Gmail-adres en wacht. Je ziet de data door het scenario stromen: elke module licht op met de verwerkte data. Controleer of de JSON correct wordt geparset en of de Sheet-rij correct wordt aangemaakt. Als alles werkt, klik je op 'Scheduling' (klokje rechtsonder) en zet je het interval op 'Every 15 minutes'. Klik op 'Save' en zet de schakelaar boven rechts op aan. Je scenario draait nu live.
Veelgemaakte fouten en oplossingen
Fout: 'Cannot read property of undefined' bij JSON-parse. Oorzaak: GPT-4o heeft soms extra tekst buiten de JSON gezet. Oplossing: voeg aan je systeemprompt toe 'Antwoord UITSLUITEND met geldige JSON, geen uitleg of extra tekst.' Fout: Gmail-trigger loopt maar mails worden niet opgepikt. Oorzaak: Gmail-API heeft een quota van 250 requests per seconde. Bij Make's gratis plan kan dit botsen. Oplossing: zet het interval op 'Every 30 minutes'. Fout: Google Sheets geeft 'Quota exceeded'. Oorzaak: meer dan 100 schrijfoperaties per 100 seconden. Oplossing: voeg een 'Sleep'-module van 2 seconden toe voor de Sheets-module.
Uitbreidingsideen voor jouw scenario
Nu je de basis hebt, zijn er tal van uitbreidingen mogelijk. Voeg een Typeform- of Calendly-trigger toe zodat ook inkomende formulieren worden verwerkt. Koppel een CRM zoals HubSpot: maak automatisch een contactrecord aan op basis van het e-mailadres van de afzender. Genereer een AI-conceptantwoord met GPT-4o dat de medewerker alleen nog hoeft te controleren en verzenden. Stuur wekelijkse rapportages vanuit Google Sheets via de ingebouwde Sheets-pivot of via Data Studio. Met Make kun je dit scenario uitbreiden tot een volledig klantenservice-systeem dat 24 uur per dag, 7 dagen per week draait zonder menselijke tussenkomst voor routinematige afhandeling.