Inleiding: Waarom contractbeheer automatiseren?
Elk bedrijf heeft contracten. Met klanten, leveranciers, medewerkers. Maar het beheer ervan is in de meeste organisaties nog handmatig, versnipperd en foutgevoelig. Documenten verdwijnen in e-mailthreads. Handtekeningen wachten dagen. Herinneringen worden vergeten.
Met DocuSign, Make en Notion kun je dit proces volledig automatiseren. Van het aanmaken van een contract tot de ondertekening, archivering en opvolging — alles geautomatiseerd, alles traceerbaar.
Stap 1: DocuSign API instellen
Voordat je kunt beginnen, heb je een DocuSign Developer Account nodig. Ga naar developer.docusign.com en maak een gratis sandbox account aan. Hier kun je de API uitgebreid testen zonder kosten.
Na registratie ga je naar 'Apps and Keys' in je account dashboard. Klik op 'Add App and Integration Key'. Geef je app een naam — bijvoorbeeld 'Workflows Contractflow' — en sla de Integration Key op. Dit is je client ID.
# DocuSign API configuratie INTEGRATION_KEY = 'jouw-integration-key' ACCOUNT_ID = 'jouw-account-id' BASE_URI = 'https://demo.docusign.net/restapi' ACCESS_TOKEN = 'jouw-access-token'
Stap 2: Make webhook aanmaken
Open Make (voorheen Integromat) en maak een nieuw scenario aan. Voeg een Webhooks module toe als trigger — kies 'Custom webhook'. Make genereert automatisch een unieke webhook URL.
Kopieer deze URL. Je hebt hem straks nodig om externe systemen (zoals je CRM of project management tool) te verbinden aan de contractflow. Elke keer dat een nieuw contract aangemaakt moet worden, stuur je een POST request naar deze URL.
# Webhook payload voorbeeld { 'klant_naam': 'Acme BV', 'klant_email': 'jan@acme.nl', 'contract_type': 'dienstverlening', 'waarde': 12500, 'looptijd_maanden': 12 }
Stap 3: Contract template selecteren
In DocuSign maak je sjablonen aan voor verschillende contracttypes. Ga naar 'Templates' in je DocuSign account en klik op 'New Template'. Upload je Word- of PDF-document en definieer de velden: naam, datum, handtekening, parafering.
Elk sjabloon krijgt een Template ID. Noteer deze ID's — je hebt ze nodig in Make om het juiste sjabloon te selecteren op basis van het contract type dat via de webhook binnenkomt.
# Template selectie in Make Switch (contract_type): 'dienstverlening' -> template_id = 'abc123' 'zzp_inhuur' -> template_id = 'def456' 'nda' -> template_id = 'ghi789'
Stap 4: Claude contract-samenvatting genereren
Na ondertekening genereer je automatisch een samenvatting van het contract via de Claude API. Dit geeft iedereen in je team snel inzicht in de kernpunten — zonder het volledige document te lezen.
Voeg in Make een HTTP module toe die de Claude API aanroept. Stuur de contracttekst mee als input en vraag Claude om een gestructureerde samenvatting in maximaal 5 bulletpoints.
# Claude API call voor samenvatting import anthropic client = anthropic.Anthropic(api_key='jouw-api-key') message = client.messages.create( model='claude-opus-4-5', max_tokens=1024, messages=[ { 'role': 'user', 'content': f'Maak een beknopte samenvatting van dit contract in 5 bulletpoints:\n\n{contract_tekst}' } ] ) samenvatting = message.content[0].text
Stap 5: Notion database entry aanmaken
Alle getekende contracten worden automatisch in Notion opgeslagen. Maak eerst een Notion database aan met de juiste properties: Klant (Text), Contract Type (Select), Waarde (Number), Startdatum (Date), Einddatum (Date), Status (Select), Samenvatting (Text), DocuSign Link (URL).
Verbind Make met Notion via de Notion integratie. Voeg een 'Create Database Item' actie toe en map de webhook data naar de juiste Notion properties. De Claude samenvatting gaat in het Samenvatting veld.
# Notion database properties mapping { 'Klant': klant_naam, 'Contract Type': contract_type, 'Waarde': contract_waarde, 'Startdatum': vandaag, 'Einddatum': vandaag + looptijd, 'Status': 'Ondertekend', 'Samenvatting': claude_samenvatting, 'DocuSign Link': envelope_url }
Stap 6: Status tracking instellen
Maak in Make een tweede scenario aan voor status-updates. DocuSign stuurt webhooks voor elke statuswijziging: sent, delivered, completed, declined, voided. Vangt dit op en update automatisch de Notion database.
Maak ook een Notion view aan per status zodat je team altijd realtime ziet welke contracten wachten op ondertekening, welke getekend zijn en welke verlopen.
Stap 7: Automatische herinneringen
Stel in Make een scheduled scenario in dat dagelijks loopt. Het query't de Notion database op contracten met status 'Verzonden' die ouder zijn dan 3 dagen. Voor elk van deze contracten stuurt het automatisch een herinnerings-e-mail via DocuSign's 'Resend Envelope' API endpoint.
# Herinnering verzenden via DocuSign API PUT /restapi/v2.1/accounts/{accountId}/envelopes/{envelopeId} { 'resendEnvelope': 'true' }
Stap 8: Archivering na afloop
Wanneer een contract verlopen is (einddatum bereikt), triggert een automatisch Make scenario. Het downloadt het getekende PDF-document uit DocuSign en uploadt dit naar een gearchiveerde Notion pagina of externe opslag (Google Drive, S3).
De Notion status wordt gewijzigd naar 'Gearchiveerd' en er wordt een notificatie gestuurd naar de verantwoordelijke medewerker. Zo heb je altijd een compleet audittrail.
Troubleshooting: Veelvoorkomende problemen
**Probleem: DocuSign webhook komt niet aan in Make** Controleer of je Make webhook URL publiek bereikbaar is. Gebruik ngrok bij lokaal testen. Zorg dat DocuSign de juiste events stuurt (envelope-completed, envelope-signed).
**Probleem: Notion rate limit** Notion heeft een limiet van 3 requests per seconde. Voeg in Make een sleep van 400ms toe tussen meerdere Notion API calls. Bij bulk-operaties verwerk je contracten in batches van 10.
**Probleem: Claude API timeout** Bij lange contracten (>10.000 woorden) kan de Claude API call uitlopen. Begrens de input tot 8.000 tokens of gebruik streaming. Voeg error handling toe in Make met een retry van maximaal 3 pogingen.
Resultaat: Uren terug in je week
Met deze volledig geautomatiseerde contractflow elimineer je handmatige administratie. DocuSign regelt de ondertekening, Make orkestreert de flow, Claude vat samen, Notion beheert de status en herinneringen gaan automatisch. Jij houdt overzicht zonder er naar te hoeven omkijken.
Gemiddeld besparen teams met deze setup 4-6 uur per week op contractbeheer. Bij 50 contracten per maand loopt dat op tot meerdere werkdagen per jaar. Tijd die je kunt besteden aan werk dat er écht toe doet.
