Deze handleiding leidt je stap voor stap door het bouwen van een AI-powered e-mailresponder met Gmail, Make en Claude. Aan het einde heb je een werkende automatisering die inkomende e-mails analyseert, categoriseert en een conceptantwoord genereert — klaar voor jouw goedkeuring.
Stap 1: Voorbereiding
Voordat je begint, zorg je dat je de volgende accounts en sleutels bij de hand hebt:
Gmail API: ga naar console.cloud.google.com, maak een nieuw project aan, activeer de Gmail API, en maak OAuth 2.0-inloggegevens aan (type: Webtoepassing). Sla je Client ID en Client Secret op.
Make account: maak een gratis account aan op make.com. Het gratis plan is voldoende om te testen; voor productiegebruik heb je het Core-plan nodig (€9/maand).
Claude API key: maak een account aan op console.anthropic.com en genereer een API-sleutel. Let op: Claude API-gebruik wordt per token gefactureerd. Voor een gemiddeld MKB-volume (100 e-mails/dag) verwacht je circa €5-15 per maand.
# Vereiste accounts
- Google Cloud Console account
- Make.com account
- Anthropic Console account (claude.ai/api)
# Kosten schatting per maand
- Make Core: €9
- Claude API (100 e-mails/dag, ~500 tokens/e-mail): €10-20
- Gmail: gratis
Totaal: ~€20-30/maand
Stap 2: Gmail koppelen aan Make
In Make maak je een nieuw scenario aan. Klik op 'Create a new scenario' en zoek de Gmail-module. Kies als trigger 'Watch Emails' — dit activeert het scenario elke keer als er een nieuwe e-mail binnenkomt.
Koppel je Gmail-account via OAuth. Make leidt je door het autorisatieproces. Zorg dat je de volgende scopes toestaat: gmail.readonly (voor het lezen van e-mails) en gmail.compose (voor het aanmaken van drafts).
Configureer de trigger: stel in welke mailbox je wilt monitoren (Inbox), welk label (optioneel: maak een label 'AI-verwerking' aan voor filtering), en hoe vaak Make moet controleren (elke 15 minuten is standaard; elke 5 minuten voor tijdgevoelig gebruik).
# Gmail Trigger configuratie in Make
Module: Gmail > Watch Emails
Folder: INBOX
Criteria: All email
Max. aantal resultaten: 10
Markeer als gelezen: Nee (doe dit pas na verwerking)
Filters: Alleen e-mails zonder label 'verwerkt'
Stap 3: E-mail parsen
Na de trigger voeg je een 'Set Variable' module toe (of gebruik je de ingebouwde variabelen van Make). Je wilt drie kernonderdelen extraheren uit elke e-mail:
Onderwerp: {{1.subject}} — de onderwerpregel van de e-mail.
Afzender: {{1.from.value[].email}} — het e-mailadres van de afzender.
Body: {{1.snippet}} voor een korte preview, of {{1.body.text}} voor de volledige tekst. Gebruik voor Claude-verwerking de volledige body, maar beperk tot 2.000 tekens om tokenkosten te beheersen.
# Variabelen voor e-mailparsing
emailSubject: {{1.subject}}
emailFrom: {{1.from.value[].email}}
emailBody: {{substring(1.body.text; 0; 2000)}}
emailDate: {{formatDate(1.date; "DD-MM-YYYY HH:mm")}}
emailId: {{1.id}}
threadId: {{1.threadId}}
Stap 4: Claude categorie laten bepalen
Nu stuur je de e-maildata naar Claude voor categorisering. Voeg een HTTP-module toe in Make (of gebruik de Anthropic-module als die beschikbaar is in jouw Make-versie).
Maak een POST-request naar de Claude API met de volgende prompt:
# Claude categoriserings-prompt
PROMPT = """
Je bent een e-mailassistent. Categoriseer de volgende e-mail in PRECIES ÉÉN van deze categorieën:
- FACTUUR: betalingsverzoeken, factuurvragen, boekhoudkundige kwesties
- KLACHT: ontevredenheid, problemen met product of dienst
- VRAAG: informatievragen, productinformatie, ondersteuning
- SPAM: reclame, ongevraagde berichten, automatische mails
- URGENT: tijd-kritische kwesties die directe aandacht vereisen
E-mail onderwerp: {emailSubject}
Afzender: {emailFrom}
Inhoud: {emailBody}
Geef ALLEEN de categorie terug (één woord, hoofdletters).
"""
Configureer het HTTP-verzoek naar de Claude API:
# Make HTTP module configuratie
URL: https://api.anthropic.com/v1/messages
Method: POST
Headers:
x-api-key: [jouw Claude API key]
anthropic-version: 2023-06-01
content-type: application/json
Body (JSON):
{
"model": "claude-3-haiku-20240307",
"max_tokens": 50,
"messages": [
{"role": "user", "content": "[jouw prompt hier]"}
]
}
Stap 5: Per categorie een antwoord-template kiezen
Na de categorisering gebruik je een Router-module in Make om de flow op te splitsen per categorie. Elke route vertegenwoordigt één categorie en bevat de bijbehorende template-logica.
Maak voor elke categorie een basistemplate. Sla deze op als tekstvariabelen in Make of in een Google Sheet die Make raadpleegt:
# Antwoord-templates per categorie
FACTUUR:
"Beste {naam}, Bedankt voor je bericht over factuur {referentie}.
We hebben je vraag ontvangen en zullen deze binnen 1 werkdag behandelen.
Met vriendelijke groet, [Bedrijfsnaam] Financiën"
KLACHT:
"Beste {naam}, We begrijpen je frustratie en nemen je feedback
serious. We onderzoeken de situatie en komen binnen 24 uur bij je terug
met een oplossing. Onze excuses voor het ongemak."
VRAAG:
"Beste {naam}, Bedankt voor je vraag over {onderwerp}.
Hier is de informatie die je nodig hebt: {antwoord}
Heb je verdere vragen? We helpen je graag!"
URGENT:
"Beste {naam}, We hebben je urgente bericht ontvangen en
escaleren dit direct naar ons team. Je hoort binnen 2 uur van ons.
[Directe telefoonnummer voor urgente zaken: 020-XXXXXXX]"
Stap 6: Claude conceptantwoord laten schrijven
Nu laat je Claude een gepersonaliseerd antwoord schrijven op basis van de categorie en de originele e-mail. Dit is een tweede API-call naar Claude, met een meer gedetailleerde prompt:
# Claude antwoord-schrijf-prompt
PROMPT = """
Jij bent de vriendelijke klantenservice-medewerker van [Bedrijfsnaam].
Onze toon is: professioneel maar warm, direct en behulpzaam.
CATEGORIE: {categorie}
ORIGINELE E-MAIL:
Van: {emailFrom}
Onderwerp: {emailSubject}
Inhoud: {emailBody}
BASISTEMPLATE:
{template}
Schrijf een persoonlijk antwoord op deze e-mail dat:
1. De klant bij naam aanspreekt (als de naam bekend is)
2. Specifiek ingaat op de inhoud van hun e-mail
3. De basistemplate als structuur gebruikt maar personaliseert
4. Niet langer is dan 150 woorden
5. In het Nederlands is
Geef ALLEEN het antwoord-e-maillichaam terug, geen onderwerpregel.
"""
Stap 7: Conceptantwoord als draft opslaan in Gmail
Je wilt het conceptantwoord niet direct versturen — je wilt het eerst kunnen reviewen. Voeg een Gmail-module 'Create a Draft' toe die het antwoord opslaat als concept in je Gmail.
Configureer de draft-module:
{{output van Claude}}# Gmail Create Draft configuratie
To: {{1.from.value[].email}}
Subject: Re: {{1.subject}}
Body (HTML):
Stap 8: Slack notificatie sturen naar team
Zodra een concept klaarstaat, stuur je een Slack-notificatie naar je team zodat ze het kunnen reviewen en versturen. Voeg een Slack-module 'Create a Message' toe.
# Slack notificatie configuratie
Channel: #inbox-ai
Message: |
📧 *Nieuw AI-concept klaar voor review*
*Van:* {{emailFrom}}
*Onderwerp:* {{emailSubject}}
*Categorie:* {{categorie}}
*Ontvangen:* {{emailDate}}
*Preview concept:*
> {{eerste 200 tekens van Claude output}}
👉
Stap 9: Testen en foutafhandeling
Test je scenario grondig voordat je het live zet. Stuur jezelf testmails voor elke categorie (factuur, klacht, vraag, spam) en controleer of de juiste categorisering en concepten worden gegenereerd.
Voeg error-handling toe aan je Make-scenario. Klik op het tandwiel-icoontje bij elke module en stel in wat er moet gebeuren als de module faalt:
# Foutafhandeling per module
Gmail Watch trigger:
- Bij fout: Retry 3x met 5 minuten interval
- Daarna: Sla op in error-log Google Sheet
Claude API HTTP module:
- Bij HTTP 429 (rate limit): Wacht 60 seconden, retry
- Bij HTTP 500: Sla e-mail op in 'Handmatig verwerken'-label
- Bij timeout: Gebruik default categorie 'VRAAG'
Gmail Create Draft:
- Bij fout: Stuur Slack-alert naar #tech-alerts
- Log email ID voor handmatige follow-up
# Globale fallback:
# Als iets misloopt, label de e-mail als 'AI-fout'
# zodat je weet dat handmatige actie vereist is
Troubleshooting
Probleem 1: Gmail-koppeling werkt niet. Oplossing: controleer of je OAuth-scopes correct zijn ingesteld. Je hebt minimaal 'gmail.readonly' en 'gmail.compose' nodig. Ga naar Google Cloud Console > Credentials > je OAuth-app > bewerk de scopes. Herverbind Make na het toevoegen van scopes.
Probleem 2: Claude geeft onverwachte categorieën terug. Oplossing: je prompt is te vaag. Voeg concrete voorbeelden toe per categorie: 'FACTUUR: e-mails met woorden als factuur, betaling, rekening, BTW'. Voeg ook een fallback-instructie toe: 'Als je twijfelt, kies VRAAG.'
Probleem 3: Drafts worden aangemaakt maar niet gekoppeld aan de juiste thread. Oplossing: zorg dat je de threadId doorgeeft aan de 'Create Draft'-module. In Make is dit {{1.threadId}} — controleer of de variabele correct wordt gevuld via de 'Run once'-testmodus.
Probleem 4: Hoge API-kosten bij Claude. Oplossing: gebruik claude-3-haiku voor categorisering (goedkoop en snel) en claude-3-sonnet alleen voor het schrijven van het antwoord. Beperk de e-mailbody tot 1.000-2.000 tekens. Filter spam-e-mails vroeg in het proces zodat je er geen API-calls op verspilt.
Probleem 5: Slack notificaties komen niet aan. Oplossing: controleer de Slack OAuth-verbinding in Make en of de bot de juiste kanaal-rechten heeft. Test de Slack-module afzonderlijk via 'Run module' in Make. Zorg dat de bot is uitgenodigd in het kanaal (#inbox-ai).
Uitbreidingen
CRM-koppeling: voeg na de categorisering een stap toe die de afzender opzoekt in je CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce via Make-integratie). Geef Claude de CRM-context mee in de prompt ('Deze klant heeft drie eerdere klachten ingediend') voor een beter afgestemd antwoord.
Sentimentfilter: voeg een extra Claude-stap toe die het sentiment scoort van 1-10. Stel in Make in dat e-mails met een score onder 4 direct een Slack-ping sturen naar de manager, zodat urgente ontevreden klanten nooit wachten op een draft-review.
Auto-send voor FAQ: voor veelgestelde vragen met een lage risicofactor (bijv. 'Wat zijn jullie openingstijden?') kun je instellen dat het AI-antwoord direct verstuurd wordt zonder menselijke review. Bouw dit voorzichtig in: begin met een whitelist van goedgekeurde FAQ-categorieën en monitor de eerste 100 automatische antwoorden handmatig.
Meertalig: voeg een taaldetectie-stap toe (Claude kan dat: 'Detecteer de taal van deze e-mail en geef de ISO-code terug'). Stuur vervolgens de template in de juiste taal. Bijzonder nuttig als je internationale klanten hebt.
Dashboard: koppel alle e-maildata (categorie, verwerkingstijd, of het concept geaccepteerd of bewerkt werd) aan een Google Sheet en bouw een Looker Studio-dashboard. Zo zie je na een maand welke categorieën het meest voorkomen, hoe goed de AI categoriseert en waar de bottlenecks zitten.
