Elke week uren kwijt aan facturen verwerken? Met Klippa haal je data uit PDF-facturen, Make koppelt alles aan elkaar en Exact Online boekt automatisch op de juiste grootboekrekening. Claude controleert op afwijkingen en stuurt een signaal als er iets niet klopt. In deze handleiding bouw je stap voor stap een volledig geautomatiseerde factuurverwerkingspipeline.
Wat je gaat bouwen
Een workflow die inkomende facturen uit Gmail automatisch oppikt, de data extraheert via Klippa OCR, valideert met Claude, boekt in Exact Online en je team op de hoogte stelt bij afwijkingen. Alles zonder handmatig werk.
Benodigdheden: een Make-account (Integromat), Klippa API-toegang, Exact Online Developer App, Claude API key, Gmail-account en een Slack workspace voor notificaties.
Stap 1: Gmail-integratie instellen in Make
Begin met het aanmaken van een nieuw scenario in Make. Voeg de Gmail-module toe als trigger: 'Watch Emails'. Configureer het filter zodat alleen e-mails met PDF-bijlagen worden opgepikt. Gebruik het label 'facturen-inbox' om je workflow te beperken tot relevante mails.
Stel de polling-interval in op 15 minuten voor een goede balans tussen actualiteit en API-kosten. Zorg dat je OAuth-verbinding correct is geconfigureerd met de juiste Gmail-scopes: gmail.readonly en gmail.modify.
Stap 2: Klippa OCR API aanroepen
Voeg een HTTP-module toe in Make die de Klippa Document OCR API aanroept. Stuur de PDF-bijlage als multipart/form-data naar het endpoint. Klippa retourneert gestructureerde JSON met alle relevante factuurvelden.
Klippa geeft de volgende velden terug: leveranciersnaam, KVK-nummer, BTW-nummer, factuurdatum, vervaldatum, factuurbedrag exclusief BTW, BTW-bedrag en totaalbedrag. Sla deze op als variabelen voor de volgende stappen.
Stap 3: Data extraheren en valideren
Gebruik de Parse JSON-module in Make om de Klippa-response te verwerken. Maak een router aan met twee paden: een 'succes'-pad als alle verplichte velden aanwezig zijn, en een 'fout'-pad als data ontbreekt of onvolledig is.
Valideer minimaal: factuurbedrag groter dan nul, factuurdatum is geldig en niet ouder dan 90 dagen, leveranciersnaam is aanwezig. Bij validatiefouten stuur je direct een Slack-notificatie naar het financieel team.
Stap 4: Claude dubbelcheck op bedragen en leverancier
Voeg een HTTP-module toe die de Claude API aanroept voor een semantische controle. Claude vergelijkt de factuurdata met historische patronen en signaleert afwijkingen die simpele validatie mist.
Als Claude het risiconiveau op 'middel' of 'hoog' zet, pauzeer je de automatische boeking en stuur je een goedkeuringsverzoek naar de financieel manager via Slack. Dit voorkomt fraude en dubbele betalingen.
Stap 5: Exact Online REST API boeking
Bij goedkeuring roep je de Exact Online REST API aan om de factuur in te boeken. Je hebt een Exact Online Developer App nodig met de scopes 'financialv2' en 'purchaseentry'. Authenticatie verloopt via OAuth 2.0.
Koppel grootboekrekeningen aan leverancierscategorieen via een opzoektabel in Make. Zo worden telecomfacturen altijd op rekening 4210 geboekt, softwarelicenties op 4230, enzovoort.
Stap 6: Afwijkingen flaggen in Slack
Configureer een Slack webhook in Make voor alle uitzonderingen. Stuur een gestructureerd bericht met de factuurdetails, de gedetecteerde afwijking en directe actieknoppen: Goedkeuren, Afwijzen, Meer info.
Stap 7: Archief in Google Drive
Na succesvolle boeking sla je de originele PDF op in Google Drive. Organiseer per jaar en maand: Facturen-Inkomend/2026/08/. Voeg de Exact Online boekingsnummer toe als bestandsnaam-prefix voor eenvoudig terugzoeken.
Stap 8: Wekelijkse rapportage
Voeg een tweede Make-scenario toe dat elke maandag een overzicht stuurt van de vorige week: aantal verwerkte facturen, totaalbedrag, afwijkingen en gemiddelde verwerkingstijd. Genereer de samenvatting met Claude voor een leesbare notificatie.
Troubleshooting
Klippa herkent de factuur niet: controleer of de PDF niet wachtwoordbeveiligd is en de resolutie minimaal 150 DPI is. Gebruik de Klippa dashboard om de OCR-kwaliteitsscore te bekijken -- onder 70% is de extractie onbetrouwbaar.
Exact Online geeft een 401-fout: je OAuth-token is verlopen. Make vernieuwt tokens automatisch, maar controleer of de refresh token nog geldig is. Developer Apps hebben een maximale sessieduur van 30 dagen bij inactiviteit.
Claude markeert elke factuur als hoog risico: je historische data is waarschijnlijk leeg. Voeg een initieel training-dataset toe van 20 tot 30 eerdere facturen zodat Claude een baseline heeft voor vergelijking.
Resultaat
Met deze workflow verwerk je facturen in 2 tot 3 minuten in plaats van 15 tot 20 minuten handmatig. Bij 50 facturen per week bespaar je meer dan 10 uur per maand. De investering in setup tijd -- ongeveer 6 uur -- verdien je terug in de eerste maand.