Klanten willen inzicht. Ze willen weten waar hun bestelling staat, welke facturen openstaan en wat de status is van hun project. Elk handmatig statusmailtje kost jou tijd en de klant geduld. De oplossing: een zelfbedieningsportaal dat automatisch up-to-date is.
Met Softr en Airtable bouw je dit portaal in een middag. Airtable beheert je data, Softr zet die data om in een nette webapplicatie met inlogfunctie. Geen code, geen dure developer, geen maanden wachten.
Stap 1: Airtable database opzetten met klantdata
Begin met een nieuw Airtable-werkruimte. Maak drie tabellen aan: Klanten, Orders en Facturen. De Klanten-tabel bevat minimaal: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en een uniek klant-ID. Dit ID gebruik je straks voor de authenticatie.
De Orders-tabel linkt via een 'Link to another record'-veld aan de Klanten-tabel. Voeg velden toe voor ordernummer, datum, status (gebruik een Select-veld met opties: In behandeling, In productie, Verzonden, Afgeleverd), orderwaarde en eventuele opmerkingen.
De Facturen-tabel bevat: factuurnummer, datum, bedrag, vervaldatum en betaalstatus (Open, Betaald, Te laat). Ook deze tabel linkt aan Klanten.
Klanten-tabel velden:
- Naam (Single line text)
- E-mail (Email) -- UNIEK, gebruik je voor login
- Bedrijf (Single line text)
- Klant-ID (Autonumber)
- Orders (Link to Orders)
- Facturen (Link to Facturen)
Orders-tabel velden:
- Ordernummer (Autonumber)
- Klant (Link to Klanten)
- Datum (Date)
- Status (Single select: In behandeling / In productie / Verzonden / Afgeleverd)
- Waarde (Currency)
- Omschrijving (Long text)
Facturen-tabel velden:
- Factuurnummer (Single line text)
- Klant (Link to Klanten)
- Datum (Date)
- Vervaldatum (Date)
- Bedrag (Currency)
- Status (Single select: Open / Betaald / Te laat)Stap 2: Softr account en portaal-template
Maak een gratis account aan op softr.io. Kies na registratie voor 'Create new app'. Je ziet een bibliotheek met templates: kies 'Client Portal' of 'Customer Portal'. Softr laadt een kant-en-klare startopzet.
Koppel vervolgens je Airtable-account. Klik op 'Data Sources' in het linkerpaneel, kies Airtable en geef Softr toegang tot je werkruimte. Selecteer de werkruimte met je klantdata. Softr importeert automatisch je tabellen en velden.
Stap 3: Authenticatie instellen per klant
Klanten mogen alleen hun eigen data zien. Dit regel je met Softr's ingebouwde authenticatie. Ga naar 'Settings > Users & Access'. Koppel het gebruikerssysteem aan je Klanten-tabel: e-mailadres is de gebruikersnaam, Softr stuurt een magic link of tijdelijk wachtwoord.
Het cruciale onderdeel: de datafilterstelling. Ga naar elke 'List block' op je pagina's en stel in: 'Toon alleen records waarbij Klant.E-mail gelijk is aan [Ingelogde gebruiker e-mail]'. Softr heeft hier een ingebouwde 'Logged in user' variabele voor. Elke klant ziet nu alleen zijn eigen orders en facturen.
Softr filterstelling per datablok:
Orders-overzicht:
Filter: Klant > E-mail > is gelijk aan > Logged in user > Email
Facturen-overzicht:
Filter: Klant > E-mail > is gelijk aan > Logged in user > Email
Dit stel je in bij elke List block en Detail block.Stap 4: Views configureren per rol
Wil je onderscheid maken tussen klanttypen (bijv. premium vs. standaard) of interne medewerkers die het portaal ook gebruiken? Maak dan meerdere 'User Groups' in Softr. Ga naar Settings > User Groups en maak groepen aan op basis van een veld in je Klanten-tabel.
Stel per pagina in welke groepen toegang hebben. Premium klanten zien bijvoorbeeld een extra 'Documenten'-sectie, standaard klanten alleen orders en facturen. Softr's paginaweergave-instellingen laten je dit per groep regelen zonder code.
Stap 5: Stripe-integratie voor factuuroverzicht
Als je Stripe gebruikt voor betalingen, kun je factuurstatussen automatisch synchroniseren. Gebruik n8n of Make als tussenlaag: een webhook in Stripe triggert bij betalingen, n8n werkt de Airtable-status bij naar 'Betaald'. Softr toont automatisch de updated status.
{
"n8n_workflow": "Stripe betaling verwerkt",
"trigger": "Stripe webhook: payment_intent.succeeded",
"stappen": [
"1. Haal klant-e-mail op uit Stripe event",
"2. Zoek bijpassende factuur in Airtable via e-mail + bedrag",
"3. Werk veld 'Status' bij naar 'Betaald'",
"4. Stuur bevestigingsmail via Gmail"
]
}Softr toont de bijgewerkte status direct in het portaal. Klanten zien meteen wanneer een betaling is verwerkt, zonder dat jij handmatig iets hoeft te doen.
Stap 6: Claude chatbot toevoegen voor vragen
Voeg een AI-chatbot toe zodat klanten vragen kunnen stellen over hun orders en facturen. Gebruik Voiceflow of Cohere voor de interface en Claude als de AI-engine. Integreer de chatbot via een embed-code in Softr.
Geef de chatbot een systeem-prompt die beschrijft wat hij wel en niet kan beantwoorden: vragen over orderstatus, facturen en algemene beleidsinformatie. Koppel de chatbot via de Airtable API aan de klantdata, zodat hij actuele informatie kan ophalen op basis van het ingelogde klant-e-mailadres.
Systeem-prompt voorbeeld voor Claude chatbot:
Je bent een vriendelijke klantenserviceassistent voor [Bedrijfsnaam].
Je helpt klanten met vragen over hun orders en facturen.
Je hebt toegang tot:
- Orderstatus via Airtable (via webhook bij elke vraag)
- Factuuroverzicht en betalingsstatus
- Algemene leveringstijden en beleid
Je doet NIET:
- Kortingen geven of uitzonderingen beloven
- Technische problemen oplossen (verwijs naar support@bedrijf.nl)
- Persoonlijke gegevens van andere klanten delen
Stel jezelf voor als [Naam] en spreek de klant altijd bij de voornaam aan.Stap 7: Eigen domein koppelen
Een portaal op jouw eigen domein ziet er professioneler uit dan een softr.io-subdomein. Ga naar Softr Settings > Custom Domain en voer je gewenste domein in (bijv. portaal.jouwbedrijf.nl).
Voeg vervolgens bij je domeiprovider (bijv. Transip, Cloudflare, GoDaddy) een CNAME-record toe: portaal.jouwbedrijf.nl wijst naar jouw-app.softr.app. Softr regelt automatisch het SSL-certificaat via Let's Encrypt. Binnen 24 uur is je portaal bereikbaar op je eigen domein.
DNS instelling bij je domeiprovider:
Type: CNAME
Naam: portaal
Waarde: jouw-softr-app-naam.softr.app
TTL: 3600 (of Auto)
Na aanpassing: wacht max. 24 uur op DNS-propagatie.
Softr geeft een melding zodra het domein actief is.Stap 8: Live zetten en testen
Voordat je het portaal deelt met klanten, test je grondig. Maak twee testklanten aan in Airtable met verschillende orders en facturen. Log in met beide accounts afzonderlijk en controleer of elk account alleen de eigen data ziet.
Controleer ook de mobiele weergave: veel klanten openen het portaal op hun telefoon. Softr is responsief ontworpen, maar controleer of alle blokken goed schalen. Pas eventueel de padding en lettergroottes aan in Softr's mobiele preview.
Stuur klanten een uitnodigingsemail met de portaallink en instructies. Softr heeft ingebouwde uitnodigingsfunctionaliteit: ga naar Users > Invite en stuur een geautomatiseerde e-mail met magic link.
Troubleshooting: veelgemaakte fouten
Klant ziet data van andere klanten: controleer je filterinstellingen. Elk datablok moet het filter 'Klant.E-mail = Logged in user Email' hebben. Vergeet dit niet bij nieuw toegevoegde blokken.
Airtable data verschijnt niet in Softr: ververs de data-synchronisatie via Settings > Data Sources > Sync. Softr haalt data standaard elke paar minuten op, maar bij problemen kun je handmatig synchroniseren.
Custom domein werkt niet na 24 uur: controleer of je CNAME correct is ingevoerd en of er geen conflicterende A-records zijn. Cloudflare-gebruikers: zet de proxystatus op 'DNS only' (grijs wolkje) voor het CNAME-record.
Softr stuurt uitnodigingen naar spam: voeg een eigen e-maildomein toe via Settings > Email Settings. Koppel je eigen SMTP-server (bijv. Sendgrid of Mailgun) voor betere aflevering.
Je klantportaal is live. Klanten loggen zelf in, zien hun eigen data en stellen vragen aan de chatbot. Jij wordt niet meer lastiggevallen met statusvragen en houdt tijd over voor werk dat er echt toe doet.
