Waarom een automatische offerteflow?
Als MKB-dienstverlener besteed je waarschijnlijk uren per week aan het schrijven van offertes. Een aanvraag binnenkomt, je vraagt om meer informatie, je stelt een document op, je stuurt het, je wacht, je stuurt een herinnering. Dat zijn minstens 4 tot 6 contactmomenten voor een opdracht die misschien niet eens doorgaat.
Met deze automatische offerteflow comprimeer je dat hele proces naar minder dan 5 minuten. De klant vult een formulier in, Claude schrijft de offertetekst, PandaDoc verstuurt een professioneel document en jouw CRM wordt bijgewerkt - alles zonder dat jij iets hoeft te doen.
Deze handleiding laat je stap voor stap zien hoe je deze flow bouwt. Je hebt accounts nodig bij Typeform, Make, Claude (Anthropic) en PandaDoc. Stripe is optioneel voor directe betaling na ondertekening.
Wat heb je nodig?
Zorg dat je de volgende accounts en API-sleutels klaar hebt voordat je begint:
- Typeform Pro of hoger (voor webhooks) - Make Core of hoger (voor meerdere modules) - Anthropic Claude API key (claude.ai/api) - PandaDoc Business of hoger (voor template API) - HubSpot, Pipedrive of een andere CRM met Make-integratie - Slack workspace (voor notificaties)
Schat de maandelijkse kosten van deze stack op 80 tot 150 euro, afhankelijk van volume. Dat verdien je terug bij de eerste offerte die je automatisch verwerkt.
Begin met een professioneel Typeform-formulier dat alle informatie verzamelt die je nodig hebt voor een offerte. Denk aan bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, dienst die gewenst is, budget, gewenste startdatum en aanvullende wensen.
Maak gebruik van Typeform Logic Jumps om het formulier adaptief te maken. Als iemand een marketingdienst aanvraagt, krijgt hij andere vervolgvragen dan iemand die IT-consultancy wil. Dit levert kwalitatief betere data op voor Claude.
Zorg dat je in Typeform Hidden Fields activeert voor UTM-tracking. Zo weet je later in je CRM via welk kanaal de aanvraag binnenkwam. Ga naar Settings > Hidden Fields en voeg utm_source, utm_medium en utm_campaign toe.
In Make maak je een nieuw scenario aan. Voeg als eerste module de Typeform Trigger toe via Webhooks > Custom Webhook. Kopieer de webhook-URL die Make genereert.
Ga terug naar Typeform en navigeer naar Connect > Webhooks. Plak de Make-URL en activeer de webhook. Test hem direct: vul je Typeform een keer in met testdata en controleer of Make de inkomende data ontvangt.
Gebruik de Data Store-module in Make om de inkomende aanvraag op te slaan als referentie. Zo kun je later de status bijhouden en heb je een log van alle aanvragen.
Voeg een Tools > Set Multiple Variables module toe in Make. Hier structureer je de ruwe Typeform-data naar nette variabelen: klantnaam, email, bedrijf, aangevraagde dienst, budget en bijzonderheden.
Gebruik de Text Parser-module om het budgetveld te valideren. Controleer of het een geldig getal is en zet het om naar een geformatteerde string zoals 'EUR 2.500,00' voor gebruik in de offerte.
Voeg een HTTP-module toe om de Claude API aan te roepen. Gebruik het model claude-opus-4-5 voor de beste tekstkwaliteit. De prompt moet alle klantgegevens bevatten zodat Claude een gepersonaliseerde offerte kan schrijven.
Schrijf een gedetailleerde systemprompt die Claude instructies geeft over jouw bedrijf, dienstverlening, tone-of-voice en de structuur van de offerte. Hoe specifieker de prompt, hoe beter het resultaat.
Gebruik Make's JSON Parser om het Claude-antwoord te verwerken en de gegenereerde tekst te extraheren. Sla de tekst op als variabele voor gebruik in de volgende stap.
Maak eerst in PandaDoc een offerte-template met tokens. Tokens zijn variabelen zoals [KLANTNAAM], [BEDRIJF], [OFFERTETEKST] en [TOTAALBEDRAG]. PandaDoc vervangt deze automatisch wanneer je een document aanmaakt via de API.
Voeg in Make de PandaDoc module 'Create Document from Template' toe. Koppel je template-ID en vul alle tokens in met de variabelen die je eerder hebt aangemaakt. Voeg de gegenereerde Claude-tekst toe aan het juiste token.
Activeer de Send Document optie zodat PandaDoc direct een professionele e-mail met ondertekeningslink stuurt naar de klant. De klant hoeft het document alleen digitaal te ondertekenen - geen gedoe met printen of scannen.
Configureer in Make een tweede scenario dat getriggerd wordt door de PandaDoc webhook 'document_state_changed'. Dit scenario draait elke keer als de status van het document verandert: verzonden, bekeken, ondertekend of geweigerd.
Voeg een router toe met vier paden: ondertekend (vervolg stap 7), geweigerd (stuur intern alert), bekeken maar nog niet ondertekend na 24 uur (stuur herinnering), en inactief na 72 uur (escaleer naar sales).
Wanneer de offerte is ondertekend, update je automatisch je CRM. Gebruik de HubSpot, Pipedrive of Salesforce module in Make om een deal aan te maken of bij te werken met de status 'Gewonnen'.
Voeg ook de klantgegevens toe als contact als dat nog niet bestaat. Koppel de deal aan het contact en voeg de offerte-URL als bijlage toe. Stel de deal-waarde in op het overeengekomen bedrag.
De laatste stap stuurt een Slack-notificatie naar je sales- of operationeel kanaal. Zo weet je team direct dat er een nieuwe opdracht is binnengekomen en kan de onboarding van de klant beginnen.
Gebruik de Slack Blocks API voor een opgemaakt bericht met alle relevante details: klantnaam, bedrijf, dienst, waarde en een directe link naar het ondertekende document in PandaDoc.
Veelvoorkomende problemen en oplossingen
Probleem: Make ontvangt de Typeform-data niet. Controleer of de webhook-URL correct is ingevoerd in Typeform en of de webhook actief is. Stuur een testinzending en bekijk de Make-history om te zien of er data binnenkomt.
Probleem: Claude geeft een generieke offertetekst. Dit komt bijna altijd door een te vage prompt. Voeg meer bedrijfsspecifieke context toe aan je systemprompt: wie ben je, wat zijn je USPs, welke toon gebruik je, geef voorbeeldzinnen.
Probleem: PandaDoc document wordt niet aangemaakt. Controleer of de template-UUID correct is en of de tokens exact overeenkomen met de namen in de template. Tokens zijn hoofdlettergevoelig.
Probleem: CRM-deal wordt dubbel aangemaakt. Voeg een zoekstap toe voor de PandaDoc-module om te controleren of er al een contact bestaat met hetzelfde e-mailadres. Gebruik de gevonden contactID in plaats van een nieuw contact aan te maken.
Volgende stappen
Je hebt nu een volledig werkende offerteflow. Een paar uitbreidingen die de flow nog krachtiger maken:
- Voeg Stripe Payment Links toe aan de PandaDoc-template zodat klanten direct kunnen betalen na ondertekening - Koppel een onboarding-flow in Notion of Asana die automatisch start na ondertekening - Stuur de klant na ondertekening een welkomstmail met planningsinstructies via Make
Elke uitbreiding voeg je toe als extra module in Make. De kern van de flow blijft hetzelfde: Typeform vangt de data, Claude schrijft de tekst, PandaDoc verwerkt de handtekening.