Stel je voor: het is maandagochtend, 08:15. Drie nieuwe e-mails staan in de inbox van Bouwbedrijf Van der Berg, een acht-koppig aannemersbedrijf uit Zwolle dat voornamelijk verbouwingen en uitbouwen uitvoert. Elke e-mail bevat een bouwaanvraag van een potentiele klant. Normaal gesproken zou eigenaar Jeroen van der Berg deze e-mails handmatig lezen, aantekeningen maken, een offerte opbouwen in Excel en die vervolgens netjes opmaken als PDF voor hij hem verstuurt. Dat kost hem gemiddeld 45 minuten per offerte.
Met de workflow die je in deze handleiding bouwt, genereert n8n automatisch een professionele offerte via de Claude API (model: claude-sonnet-4-6) en stuurt die binnen 3 minuten terug naar de klant. Jeroen hoeft alleen nog te reviewen en goed te keuren. Van 45 minuten naar minder dan 5. Dat is de belofte van AI-geautomatiseerde offertes.
Wat je gaat bouwen
De workflow bestaat uit vijf kernonderdelen die naadloos op elkaar aansluiten:
- Gmail Trigger node: bewaakt de inbox op nieuwe e-mails met een bouwaanvraag
- IF node: filtert op relevante e-mails (trefwoorden zoals 'offerte', 'verbouwing', 'aanbouw')
- HTTP Request node: stuurt de e-mailinhoud naar de Claude API voor analyse en offertegenerate
- Google Drive node (optioneel): slaat de offerte op als tekstbestand in een gedeelde map
- Gmail node: stuurt de gegenereerde offerte als antwoord terug naar de klant
Vereisten
Zorg dat je het volgende klaar hebt staan voordat je begint:
- n8n installatie (self-hosted via Docker of n8n Cloud - minimaal versie 1.30)
- Google account met Gmail API ingeschakeld (OAuth2 credentials in n8n geconfigureerd)
- Anthropic API-sleutel met toegang tot claude-sonnet-4-6 (console.anthropic.com)
- Basiskennis van n8n: je hebt al eerder een workflow aangemaakt en nodes geconfigureerd
- Google Drive API ingeschakeld (optioneel maar aanbevolen voor archivering)
Stap 1: Gmail OAuth2 credentials instellen in n8n
Voordat je de Gmail Trigger kunt gebruiken, moet n8n toegang krijgen tot de Gmail-inbox van Bouwbedrijf Van der Berg. Dat doe je via OAuth2. Ga in n8n naar Settings > Credentials > New Credential en kies 'Google OAuth2 API'.
In de Google Cloud Console (console.cloud.google.com) maak je een nieuw project aan. Activeer de Gmail API en de Google Drive API via 'Library'. Maak vervolgens een OAuth2 client ID aan onder 'Credentials' met het type 'Web application'. Voeg als Authorized Redirect URI toe: de callback-URL die n8n toont in het credentials-scherm (doorgaans https://jouw-n8n-domein/rest/oauth2-credential/callback).
Kopieer de Client ID en Client Secret naar n8n en klik op 'Connect' om de OAuth2-flow te doorlopen. Log in met het Gmail-account van Van der Berg en geef de benodigde permissies. De credential verschijnt daarna als 'Connected' in n8n.
Stap 2: Gmail Trigger node configureren
Maak een nieuwe workflow aan in n8n. Klik op het '+'-icoon en zoek naar 'Gmail Trigger'. Dit is de startnode van je workflow. Selecteer de OAuth2-credential die je zojuist hebt aangemaakt. Stel 'Poll Times' in op elke 5 minuten zodat n8n regelmatig de inbox controleert. Zie ook de officiele n8n Gmail documentatie op https://docs.n8n.io/integrations/builtin/app-nodes/n8n-nodes-base.gmail/ voor alle beschikbare opties.
De Gmail Trigger node levert per e-mail een JSON-object op met velden zoals 'subject', 'snippet', 'from', 'body' en 'id'. Dit object geef je door aan de volgende nodes. Hieronder zie je de volledige configuratie van de Gmail Trigger node als n8n JSON-export:
{
"nodes": [
{
"id": "gmail-trigger-001",
"name": "Gmail Trigger",
"type": "n8n-nodes-base.gmailTrigger",
"typeVersion": 1,
"position": [
240,
300
],
"credentials": {
"googleApi": {
"id": "cred-gmail-oauth2",
"name": "Gmail OAuth2 - Van der Berg"
}
},
"parameters": {
"pollTimes": {
"item": [
{
"mode": "everyX",
"value": 5,
"unit": "minutes"
}
]
},
"filters": {},
"options": {
"dataPropertyName": "message",
"downloadAttachments": false
}
}
}
]
}Stap 3: IF node voor het filteren van bouwaanvragen
Niet elke inkomende e-mail is een bouwaanvraag. Jeroen ontvangt ook spam, facturen van leveranciers en berichten van zijn accountant. De IF node filtert op basis van trefwoorden in het onderwerp en de berichttekst. Voeg een IF node toe na de Gmail Trigger en configureer de volgende condities (combineer met OR):
- {{ $json.subject }} contains 'offerte'
- {{ $json.subject }} contains 'verbouwing'
- {{ $json.subject }} contains 'aanbouw'
- {{ $json.subject }} contains 'renovatie'
Bij de True-uitgang koppel je de Claude API node. Bij de False-uitgang koppel je optioneel een Slack- of e-mailnotificatie zodat Jeroen weet dat er een e-mail is die niet automatisch verwerkt wordt. De IF-node configuratie in JSON:
{
"id": "if-filter-001",
"name": "Is het een bouwaanvraag?",
"type": "n8n-nodes-base.if",
"typeVersion": 1,
"position": [
460,
300
],
"parameters": {
"conditions": {
"string": [
{
"value1": "={{ $json.subject.toLowerCase() }}",
"operation": "contains",
"value2": "offerte"
},
{
"value1": "={{ $json.subject.toLowerCase() }}",
"operation": "contains",
"value2": "verbouwing"
},
{
"value1": "={{ $json.subject.toLowerCase() }}",
"operation": "contains",
"value2": "aanbouw"
},
{
"value1": "={{ $json.subject.toLowerCase() }}",
"operation": "contains",
"value2": "renovatie"
}
]
},
"combineOperation": "any"
}
}Stap 4: Set node voor het voorbereiden van de payload
Voeg een Set node toe om de e-maildata netjes op te schonen voor je die naar Claude stuurt. Hierin sla je de klantnaam (afgeleid van het 'from' veld), het e-mailadres, de onderwerpregel en de volledige berichttekst op als aparte velden. Zo houd je de HTTP Request node overzichtelijk.
{
"id": "set-prepare-001",
"name": "Bereid e-maildata voor",
"type": "n8n-nodes-base.set",
"typeVersion": 2,
"position": [
680,
300
],
"parameters": {
"mode": "manual",
"fields": {
"values": [
{
"name": "klantEmail",
"type": "string",
"value": "={{ $json.from.value[0].address }}"
},
{
"name": "klantNaam",
"type": "string",
"value": "={{ $json.from.value[0].name || $json.from.value[0].address }}"
},
{
"name": "onderwerp",
"type": "string",
"value": "={{ $json.subject }}"
},
{
"name": "berichttekst",
"type": "string",
"value": "={{ $json.text || $json.snippet }}"
},
{
"name": "emailId",
"type": "string",
"value": "={{ $json.id }}"
},
{
"name": "threadId",
"type": "string",
"value": "={{ $json.threadId }}"
}
]
}
}
}Stap 5: HTTP Request node voor de Claude API
Dit is het hart van de workflow. De HTTP Request node stuurt de e-mailinhoud naar de Anthropic Messages API. Je gebruikt model claude-sonnet-4-6 omdat dit model uitstekend is in gestructureerde tekstgeneratie en het begrijpen van vage, onvolledige beschrijvingen, wat typisch is voor bouw-e-mails van particulieren. De volledige API-documentatie vind je op https://docs.anthropic.com/en/api/messages.
Configureer de HTTP Request node als volgt: Method POST, URL https://api.anthropic.com/v1/messages. Voeg twee headers toe: 'x-api-key' met je Anthropic API-sleutel en 'anthropic-version' met waarde '2023-06-01'. Stel Body Type in op JSON. De systeemprompt instrueert Claude om te acteren als offertemedewerker van Bouwbedrijf Van der Berg. Hieronder de volledige node-configuratie:
{
"id": "http-claude-001",
"name": "Claude API - Genereer offerte",
"type": "n8n-nodes-base.httpRequest",
"typeVersion": 4,
"position": [
900,
300
],
"parameters": {
"method": "POST",
"url": "https://api.anthropic.com/v1/messages",
"authentication": "genericCredentialType",
"genericAuthType": "httpHeaderAuth",
"sendHeaders": true,
"headerParameters": {
"parameters": [
{
"name": "x-api-key",
"value": "={{ $credentials.httpHeaderAuth.value }}"
},
{
"name": "anthropic-version",
"value": "2023-06-01"
},
{
"name": "content-type",
"value": "application/json"
}
]
},
"sendBody": true,
"contentType": "json",
"body": {
"model": "claude-sonnet-4-6",
"max_tokens": 2048,
"system": "Je bent een offertemedewerker van Bouwbedrijf Van der Berg, een professioneel aannemersbedrijf uit Zwolle met 8 medewerkers. Jeroen van der Berg is eigenaar. Schrijf professionele offertes in het Nederlands op basis van klantvragen. Gebruik een vriendelijke maar zakelijke toon. Vermeld altijd: 1) een begroeting met de klantnaam, 2) een samenvatting van het gevraagde werk, 3) een geschatte prijs als range (bijv. 8.000 - 12.000 euro), 4) een indicatieve planning (bijv. 4-6 weken na opdrachtverlening), 5) wat er inclusief en exclusief is, 6) een call-to-action om een afspraak in te plannen. Onderteken altijd met Jeroen van der Berg, Bouwbedrijf Van der Berg, tel: 038-123 4567.",
"messages": [
{
"role": "user",
"content": "={{ 'Klant: ' + $json.klantNaam + '\\n\\nE-mail onderwerp: ' + $json.onderwerp + '\\n\\nBericht:\\n' + $json.berichttekst + '\\n\\nGenereer een professionele offerte voor deze klant.' }}"
}
]
},
"options": {
"timeout": 30000
}
}
}Stap 6: De Claude-respons uitpakken met een Code node
De Anthropic API retourneert een JSON-object met de gegenereerde tekst diep genest in content[0].text. Gebruik een Code node (JavaScript) om deze waarde er eenvoudig uit te trekken en klaar te zetten voor de Gmail-reply node.
// Code node: Haal offerte-tekst op uit Claude API response
const claudeResponse = $input.item.json;
// Valideer dat de API een geldige respons heeft gegeven
if (!claudeResponse.content || !claudeResponse.content[0]) {
throw new Error('Claude API gaf geen geldige respons: ' + JSON.stringify(claudeResponse));
}
const offerteTekst = claudeResponse.content[0].text;
const inputTokens = claudeResponse.usage?.input_tokens || 0;
const outputTokens = claudeResponse.usage?.output_tokens || 0;
// Bereken geschatte kosten (claude-sonnet-4-6 pricing)
const kostenInUSD = (inputTokens * 0.000003) + (outputTokens * 0.000015);
return {
offerteTekst: offerteTekst,
modelGebruikt: claudeResponse.model,
inputTokens: inputTokens,
outputTokens: outputTokens,
geschatteKosten: kostenInUSD.toFixed(4),
stopReden: claudeResponse.stop_reason,
// Bewaar originele klantdata vanuit vorige nodes
klantEmail: $('Bereid e-maildata voor').item.json.klantEmail,
klantNaam: $('Bereid e-maildata voor').item.json.klantNaam,
onderwerp: $('Bereid e-maildata voor').item.json.onderwerp,
threadId: $('Bereid e-maildata voor').item.json.threadId,
emailId: $('Bereid e-maildata voor').item.json.emailId
};Stap 7: Google Drive node voor archivering (optioneel)
Jeroen wil elke gegenereerde offerte bewaren in Google Drive zodat hij een archief bijhoudt. Voeg een Google Drive node toe na de Code node. Kies de actie 'Create File', stel het bestandstype in op 'text/plain' en geef elk bestand een naam zoals 'Offerte-KLANTNAAM-DATUM.txt'. Vereis de Google Drive OAuth2 credential die je eerder hebt aangemaakt.
{
"id": "gdrive-archive-001",
"name": "Sla offerte op in Google Drive",
"type": "n8n-nodes-base.googleDrive",
"typeVersion": 3,
"position": [
1120,
180
],
"credentials": {
"googleApi": {
"id": "cred-gmail-oauth2",
"name": "Gmail OAuth2 - Van der Berg"
}
},
"parameters": {
"operation": "upload",
"name": "={{ 'Offerte-' + $json.klantNaam.replace(' ', '-') + '-' + $now.format('yyyy-MM-dd') + '.txt' }}",
"parents": [
"1BxiMVs0XRA5nFMdKvBdBZjgmUUqptlbs"
],
"inputDataFieldName": "offerteTekst",
"options": {
"mimeType": "text/plain"
}
}
}Stap 8: Gmail node voor het versturen van de offerte
Nu de offerte is gegenereerd en gearchiveerd, stuur je hem via Gmail terug naar de klant. Voeg een Gmail node toe, kies actie 'Reply' en koppel hem aan de threadId van de originele e-mail. Zo ziet de klant de offerte netjes als antwoord in dezelfde e-mailconversatie.
{
"id": "gmail-reply-001",
"name": "Stuur offerte via Gmail",
"type": "n8n-nodes-base.gmail",
"typeVersion": 2,
"position": [
1120,
300
],
"credentials": {
"googleApi": {
"id": "cred-gmail-oauth2",
"name": "Gmail OAuth2 - Van der Berg"
}
},
"parameters": {
"operation": "reply",
"messageId": "={{ $json.emailId }}",
"threadId": "={{ $json.threadId }}",
"sendTo": "={{ $json.klantEmail }}",
"subject": "={{ 'Re: ' + $('Bereid e-maildata voor').item.json.onderwerp }}",
"emailType": "text",
"message": "={{ $json.offerteTekst }}",
"options": {
"appendAttribution": false
}
}
}Stap 9: Error handling en notificaties instellen
Een robuuste workflow heeft altijd error handling. Voeg een Error Trigger node toe als aparte workflow die Jeroen via e-mail of Slack een melding stuurt als iets misgaat. In n8n doe je dit via Settings > Error Workflow. Stel ook een retry-mechanisme in op de HTTP Request node: bij een timeout of 5xx-fout probeert n8n het maximaal 3 keer opnieuw met een interval van 60 seconden.
Voeg ook een Slack node (of een tweede Gmail node) toe na de False-uitgang van de IF node zodat Jeroen een notificatie krijgt voor e-mails die niet automatisch verwerkt zijn. Zo mist hij nooit een aanvraag, ook niet als de filter een bouwaanvraag niet herkent.
Stap 10: De workflow testen met een voorbeeldaanvraag
Voordat je de workflow live zet, test je hem grondig. Stuur een test-e-mail naar het Gmail-account van Van der Berg met het onderwerp 'Offerte aanvraag: uitbouw woonkamer'. Gebruik de volgende berichttekst als test:
Geachte heer/mevrouw,
Ik wil graag een offerte aanvragen voor een uitbouw aan mijn woonkamer.
Het gaat om een aanbouw van ongeveer 15 m2 aan de achterzijde van mijn
rijtjeswoning in Zwolle (bouwjaar 1987). Ik wil de uitbouw gebruiken
als extra woonkamer/speelkamer voor de kinderen.
Ideaal zou ik willen beginnen in het voorjaar van 2026.
Budget is flexibel, maar ik had gedacht aan iets tussen de 20.000 en 30.000 euro.
Graag kom ik een keer op gesprek om de mogelijkheden te bespreken.
Met vriendelijke groet,
Peter Hoekstra
Deventerstraat 42, Zwolle
06-55 667 788Klik in n8n op 'Test Workflow' en controleer stap voor stap de output van elke node. Controleer of: de IF node de e-mail correct filtert, de Set node de velden goed uitpakt, Claude een volledige offerte genereert, de Google Drive node een bestand aanmaakt en de Gmail node de reply correct verstuurt. Controleer ook de token-usage in de Code node output en bereken of de kosten passen binnen je budget.
Stap 11: Productie-instellingen en activering
Als de tests succesvol zijn, activeer je de workflow. Klik op de schakelaar rechtsbovenin van 'Inactive' naar 'Active'. De Gmail Trigger begint nu elke 5 minuten de inbox te pollen. Let op: activeer de workflow alleen buiten kantooruren voor de eerste keer live zodat je eventuele problemen kunt oplossen zonder dat er direct offertes de deur uitgaan.
Overweeg in de eerste week een 'staging'-aanpak: laat Claude de offerte genereren, maar stuur hem niet direct naar de klant. Stuur hem eerst naar Jeroen ter review. Pas na goedkeuring zet je de directe verzending aan. Dit geeft vertrouwen in de kwaliteit van de gegenereerde offertes. Voor een vergelijkbare chatbot-workflow, zie ook onze handleiding WhatsApp chatbot voor webshops.
De systeemprompt verfijnen voor betere offertes
De kwaliteit van de gegenereerde offertes staat of valt met de systeemprompt. Na een week in productie zul je merken welke aanvragen Claude goed aanpakt en welke minder. Hier zijn vijf technieken om de prompt te verbeteren:
- Voeg voorbeeldoffertes toe als few-shot examples. Plak 2-3 echte (geanonimiseerde) offertes van Bouwbedrijf Van der Berg in de systeemprompt zodat Claude de stijl en opmaak leert.
- Instrueer Claude om onderscheid te maken tussen type werkzaamheden (uitbouw, badkamerrenovatie, dakkapel, schilderwerk) en per type een andere prijsrange en planning te hanteren.
- Voeg een 'ontbrekende informatie'-sectie toe: Claude moet altijd vermelden welke aanvullende informatie nodig is voor een definitieve offerte (bijv. bouwtekeningen, grondonderzoek, bouwvergunning).
- Definieer het gewenste uitvoerformaat met duidelijke secties en koppen zodat de e-mail er professioneel uitziet zonder extra opmaakstap.
- Voeg het huidige seizoen en de planning context toe: 'Het is momenteel Q1 2026. De eerstvolgende beschikbare startdatum is medio april 2026.' Zo geeft Claude realistische planningen.
Troubleshooting: veelvoorkomende problemen
Probleem 1: Gmail Trigger start niet of mist e-mails
Controleer of de workflow actief is (groene schakelaar). Controleer of de OAuth2-credential nog geldig is: Google-tokens verlopen soms na langdurige inactiviteit. Ga naar Credentials, klik op de Gmail credential en klik 'Reconnect'. Controleer ook of de Gmail API nog ingeschakeld is in Google Cloud Console en of er geen quota-limieten zijn bereikt (standaard 1 miljard quota-units per dag, wat ruim voldoende is). Zorg dat het Gmail-account niet geblokkeerd is of tweestapsverificatie problemen geeft.
Probleem 2: Claude API geeft een 401 of 403 fout
Een 401-fout betekent dat je API-sleutel ongeldig of verlopen is. Ga naar console.anthropic.com, genereer een nieuwe sleutel en update de credential in n8n. Een 403 kan betekenen dat je account geen toegang heeft tot claude-sonnet-4-6. Controleer je abonnement en of het model beschikbaar is in jouw regio. Zorg ook dat de header 'anthropic-version' aanwezig is met de juiste waarde (2023-06-01).
Probleem 3: De offerte bevat onzinnige prijzen of planningen
Dit is een prompt-kwaliteitsprobleem. Voeg meer context toe over het werkgebied en de gebruikelijke tarieven van Van der Berg (bijv. 45 euro per uur voor metselwerk, 60 euro voor elektra). Voeg ook een constraint toe: 'Geef prijsindicaties alleen als ranges met een bandbreedte van 20-30%, nooit als exacte bedragen.' Test de prompt handmatig in claude.ai voordat je hem in n8n plaatst.
Probleem 4: De Gmail reply wordt verstuurd naar het verkeerde adres
Controleer in de Code node of het veld 'klantEmail' correct wordt uitgelezen. Sommige e-mailclients sturen het 'from'-adres in een ander formaat. Log het volledige $json.from object in een Set node zodat je de exacte structuur kunt inspecteren. Gebruik optioneel een fallback: {{ $json.from.value?.[0]?.address ?? $json.from.text }}.
Probleem 5: n8n timeout bij grote e-mails met bijlagen
Als klanten grote bijlagen (PDF-tekeningen, foto's) meesturen, kan de e-mailbody erg groot worden. Begrens de berichttekst die naar Claude gestuurd wordt op maximaal 4.000 tekens in de Set node: {{ $json.text.slice(0, 4000) }}. Verhoog ook de timeout in de HTTP Request node naar 60 seconden. Voor e-mails met relevante bijlagen kun je een aparte stap toevoegen die de bijlage-namen vermeldt in de prompt zodat Claude weet dat er aanvullend materiaal is.
Uitbreidingen: maak de workflow nog krachtiger
Uitbreiding 1: PDF-generatie met WeasyPrint of Puppeteer
Stuur de offerte niet als platte tekst maar als professionele PDF met het logo van Bouwbedrijf Van der Berg. Voeg een HTTP Request node toe die de offerte-tekst doorstuurt naar een PDF-generatie-API zoals WeasyPrint (self-hosted) of PDFShift. Bevestig de PDF als bijlage aan de Gmail reply. Dit verhoogt de professionele uitstraling aanzienlijk.
Uitbreiding 2: CRM-integratie met HubSpot of Notion
Voeg een HubSpot-node toe om elke bouwaanvraag automatisch als Deal aan te maken in je CRM. Koppel de klantgegevens, de offertedatum en het geschatte bedrag (afgeleid uit de Claude-output via regex). Zo heeft Jeroen altijd een overzicht van openstaande offertes en de conversieratio. Bekijk ook onze uitleg over de kosten van AI-automatisering voor het MKB.
Uitbreiding 3: Goedkeuringsflow via Slack of WhatsApp
Voeg een tussenstap toe waarbij Jeroen de offerte eerst moet goedkeuren via een Slack-bericht met 'Goedkeuren' en 'Afwijzen' knoppen. Gebruik hiervoor de n8n Webhook node gecombineerd met de Slack Block Kit. Pas na goedkeuring stuurt n8n de offerte naar de klant. Dit geeft volledige controle zonder dat Jeroen zelf de workflow hoeft te openen. Voor de Webhook node documentatie, zie https://docs.n8n.io/integrations/builtin/core-nodes/n8n-nodes-base.webhook/.
Uitbreiding 4: Automatische follow-up na 3 dagen
Sla bij elke verzonden offerte de datum op in een Google Sheet of Airtable. Voeg een aparte n8n workflow toe met een Schedule Trigger die dagelijks controleert welke offertes 3 dagen geleden zijn verstuurd zonder reactie. Claude genereert dan automatisch een vriendelijke follow-up e-mail. Dit verhoogt de conversie zonder extra werk voor Jeroen.
Resultaten: wat levert dit Bouwbedrijf Van der Berg op?
Na drie maanden in productie bij het fictieve Van der Berg zien we de volgende resultaten:
- Tijdsbesparing: van 45 minuten naar 4 minuten per offerte (inclusief review door Jeroen)
- Reactietijd: klanten ontvangen nu binnen 10 minuten een offerte in plaats van gemiddeld 2 werkdagen
- Conversieratio: gestegen van 18% naar 31% doordat klanten sneller reageren op een directe offerte
- Kosten per offerte: circa 0,04 dollar aan Claude API-kosten (gemiddeld 2.000 tokens per offerte)
- Capaciteit: Jeroen kan nu 3x zoveel offerteaanvragen verwerken zonder extra personeel
Conclusie
De combinatie van n8n en Claude is bijzonder krachtig voor kleine bouwbedrijven. Met een eenmalige investering van 3 tot 4 uur bouwtijd en een maandelijkse operationele kost van minder dan 10 dollar automatiseer je een van de meest tijdrovende taken in het offerteproces. Het systeem is niet bedoeld om Jeroen te vervangen maar om hem te versterken: hij besteedt zijn tijd aan klantcontact, bouwkwaliteit en het runnen van zijn bedrijf, niet aan het typen van offertes.
De workflow is volledig aanpasbaar voor andere branches: installatiebedrijven, schildersbedrijven, tuinaanleggers of schoonmaakbedrijven. Overal waar offertes op basis van e-mails worden opgesteld, werkt hetzelfde patroon. Experimenteer met de systeemprompt, voeg branche-specifieke kennis toe en meet de resultaten. AI-automatisering voor het MKB is geen verre toekomst meer, het is vandaag beschikbaar en betaalbaar.
