Wat AI kan doen met je inbox
AI kan je inbox op vier manieren verlichten. Ten eerste categoriseren: e-mails automatisch labelen als urgent, klant, newsletter, intern. Ten tweede samenvatten: lange e-mailthreads terugbrengen tot de essentie. Ten derde concepten schrijven: een eerste versie van je antwoord genereren op basis van de e-mail en jouw instructies. Ten vierde routeren: e-mails doorsturen naar de juiste persoon of systeem op basis van inhoud.
Gmail plus n8n: stap voor stap
Met n8n bouw je een workflow die nieuwe e-mails verwerkt. Trigger: nieuwe e-mail in Gmail. Stap 1: stuur de e-mailtekst naar Claude API met de instructie te categoriseren en samen te vatten. Stap 2: voeg automatisch een Gmail-label toe op basis van de categorie. Stap 3: voor urgente e-mails: stuur een Slack-notificatie. Stap 4: voor klantverzoeken: maak een taak aan in je projectmanagement tool. Setup-tijd: 2 tot 3 uur.
Concepten schrijven in jouw stijl
De krachtigste tijdsbesparing is AI-gegenereerde conceptantwoorden. Geef Claude een paar voorbeelden van jouw e-mailstijl (5 tot 10 e-mails) plus de instructie om in die stijl te schrijven. Bij binnenkomende e-mails genereert Claude automatisch een concept dat je alleen nog hoeft door te lezen en aan te passen. In de praktijk scheelt dit per e-mail 3 tot 8 minuten, afhankelijk van de complexiteit.
Praktisch stappenplan om te starten
Start klein: automatiseer eerst alleen het labelen van newsletters (dit is eenvoudig en levert direct resultaat). Week 2: voeg samenvattingen toe voor lange threads. Week 3: implementeer conceptantwoorden voor de meest voorkomende e-mailtypen. Evalueer na elke week: bespaart het echt tijd, of kost het meer tijd dan het oplevert? Pas aan op basis van je ervaring.
